Hochzeit planen: die Checkliste von der Verlobung bis zum großen Tag

Wer eine Hochzeit planen will, braucht vor allem eine Reihenfolge. Fast alle Entscheidungen hängen voneinander ab: Das Budget bestimmt die Gästezahl, die Gästezahl die Location, die Location oft den Termin. Diese Checkliste führt Sie Schritt für Schritt von der Verlobung bis zum großen Tag.

Sie eignet sich auch, wenn Sie Ihre Hochzeit selbst planen und ohne Hochzeitsplaner auskommen möchten.

Der richtige Anfang: drei Grundfragen

Beginnen Sie nicht bei Kleid oder Blumen, sondern bei drei Grundfragen:

• Wie groß soll die Feier ungefähr werden?
• Wie viel möchten Sie insgesamt ausgeben?
• In welcher Jahreszeit möchten Sie heiraten?

Sprechen Sie darüber zu zweit, bevor Sie Familie oder Freunde einbeziehen. Schreiben Sie die Antworten auf. Sie sind der Maßstab für alles Weitere.

Hochzeit planen mit Checkliste: sechs Schritte

1. Budget festlegen

Legen Sie eine Gesamtsumme fest und klären Sie, wer was beiträgt. Verteilen Sie das Geld grob auf Location und Essen (meist der größte Posten), Kleidung, Fotografie, Musik, Dekoration und Papeterie. Planen Sie einen Puffer ein, denn kleine Posten summieren sich.

2. Termin wählen

Nennen Sie zwei bis drei Wunschtermine. Beliebte Samstage im Sommer sind oft früh vergeben. Wer flexibel ist, findet an einem Freitag oder in der Nebensaison leichter eine Location.

3. Gästeliste erstellen

Teilen Sie die Liste in Kategorien: unbedingt dabei, gern dabei, falls Platz ist. So können Sie später ohne Streit kürzen. Notieren Sie auch, wer eine weite Anreise hat und eine Übernachtung braucht.

4. Location und Trauung buchen

Besichtigen Sie zwei bis drei Orte. Fragen Sie nach Kapazität, Sperrstunde für Musik, Regenplan, Technik und Übernachtungsmöglichkeiten. Klären Sie zugleich die Formalitäten für die standesamtliche oder kirchliche Trauung, denn Anmeldungen haben Fristen.

5. Dienstleister auswählen

Buchen Sie in dieser Reihenfolge: Fotografin oder Fotograf, Catering, Musik oder DJ, Floristik, Torte. Wer früh anfragt, hat mehr Auswahl. Lassen Sie sich Leistungen und Preise schriftlich geben.

6. Einladungen versenden

Save-the-Date-Karten gehen am besten viele Monate vorher raus, die eigentliche Einladung etwa zwei bis drei Monate vor dem Fest. Nennen Sie eine Antwortfrist, Hinweise zur Anreise und alle wichtigen Details.

Das Gästebuch frühzeitig mitplanen

Ein Gästebuch wird gern vergessen, bis die Feier beginnt. Dabei lässt es sich gut in die Einladung einbinden. Es ist ein Teil des Plans, nicht der Mittelpunkt, und hilft besonders, wenn Gäste fehlen, die gern etwas sagen würden.

Mit Video Message öffnen Gäste einen Link oder scannen einen QR-Code im Browser ihres Handys. Es gibt keine App zu installieren und kein Konto anzulegen. Die Gäste geben ihren Vornamen an und senden Videobotschaften, Fotos und geschriebene Nachrichten. Gefilmt wird mit der Handykamera, oder man wählt ein Video vom Handy aus. Ein Video dauert höchstens 1 Minute, pro Handy sind bis zu 3 Videos möglich.

So planen Sie es:

• Link in die Einladung: Senden Sie den Link per Nachricht, WhatsApp oder E-Mail zusammen mit der Einladung oder kurz vor dem Fest. Auch Gäste, die nicht kommen können, erreichen Sie so.
• QR-Code am Veranstaltungsort: Stellen Sie Schilder und Tischkarten mit dem Code an mehreren Stellen auf, etwa am Eingang, an der Bar und auf den Tischen. Tipps dazu finden Sie im Ratgeber zu QR-Code-Aufstellern.
• Zeitraum: Gäste senden während der Feier und noch einige Tage danach. Sie bestimmen, wann die Sammlung endet, und können eine Erinnerung verschicken.

Sie erhalten die Videobotschaften, das Fotoalbum, die geschriebenen Nachrichten (auch als PDF-Buch, nur digital) und zwei Filme: zuerst einen automatischen Film der Videobotschaften, dann einen persönlichen Film, der Videos, Fotos und geschriebene Nachrichten verbinden kann. Dafür wählen Sie Inhalt, Reihenfolge, Stimmung, Musik, Farblook, Übergänge sowie Text für Anfang und Ende. Jede Videobotschaft bleibt Ihnen auch einzeln erhalten. Der erste Film ist innerhalb von 24 Stunden nach Ende der Sammlung fertig. Je später Sie die Sammlung schließen, desto später kommt er. Alles bleibt nach Lieferung des ersten Films 3 Monate verfügbar, zum Schutz Ihrer Daten. Laden Sie Filme, Fotos und Nachrichten herunter, um sie dauerhaft zu behalten.

Mehr dazu auf der Seite zur Hochzeit.

Hochzeit planen: Tipps für die letzten Wochen

• Sechs bis acht Wochen vorher: Ringe, Kleidung und Anproben, Ablauf mit Fotograf und Musik besprechen, Sitzordnung beginnen.
• Vier Wochen vorher: Zusagen zählen, Endzahl ans Catering melden, Reden und Programmpunkte abstimmen.
• Zwei Wochen vorher: Zeitplan für den Tag schreiben und an alle Beteiligten schicken, Dekoration und Papeterie abholen, offene Zahlungen klären.
• Letzte Woche: Notfalltasche packen, Wetterplan prüfen, Ansprechpersonen für den Tag bestimmen, damit Sie selbst nichts organisieren müssen.

Bitten Sie eine vertraute Person, am Hochzeitstag die Dienstleister zu empfangen. Dann können Sie feiern.

Tipps für Paare, die selbst planen

Wer ohne Planer arbeitet, gewinnt mit Ordnung: Führen Sie eine gemeinsame Liste mit Aufgabe, Frist und Zuständigkeit. Verteilen Sie Aufgaben an Freunde und Familie, etwa Fahrdienst oder Dekoaufbau. Entscheiden Sie schnell bei Kleinigkeiten und nehmen Sie sich Zeit für die großen Punkte. Gönnen Sie sich in den Wochen vor dem Fest bewusst planungsfreie Abende.

Ihr Gästebuch zur Hochzeit

Wenn Sie Glückwünsche, Fotos und Videos Ihrer Gäste an einem Ort erhalten möchten, finden Sie das Angebot von Video Message im Shop. Ein Event mit eigenem QR-Code und Link kostet 49 €, das Paket mit 3 Events 99 €.

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