Der Umtrunk dauert eine Stunde. Drei Leute reden.

Wie organisiert man ein Video-Gästebuch zum Ruhestand?

Eine Person aus dem Team bestellt den QR-Code, stellt ihn auf die Tische der Abschiedsfeier und schickt ihn per E-Mail an alle, die nicht dabei sein werden. Jede Kollegin und jeder Kollege scannt mit dem eigenen Telefon und nimmt im Browser eine Videobotschaft von einer Minute auf: eine Erinnerung, ein Dankeschön, eine Anekdote. Nichts zu installieren, kein Konto anzulegen, nichts von der IT freizugeben. Die Botschaften werden anschließend zu einem einzigen Film mit Musik und Titeln montiert und der Person zum Abschied übergeben. Das kostet 49 € pro Abschied, unabhängig von der Zahl der Teilnehmenden, und die Sammelfrist lässt sich auf Anfrage verlängern, wenn das Team im Schichtbetrieb arbeitet.

Organisieren, wenn es nicht der eigene Abschied ist

Es ist der einzige Anlass, bei dem die gefeierte Person nicht die organisierende ist. Das ändert die Arbeit: Sie erinnern Kollegen, Sie leben mit einem Termin, den Sie nicht gewählt haben, und manchmal halten Sie es geheim.

Wie es abläuft

Die Karte, die durchs Büro wandert

Sie geht zehn Tage von Schreibtisch zu Schreibtisch und kommt zurück, bedeckt mit „alles Gute für den neuen Abschnitt“, „genieß die Zeit“ und „du wirst uns fehlen“. Das ist kein böser Wille. Man schreibt auf drei Quadratzentimetern, öffentlich, im Wissen, dass fünfzehn Leute nach einem lesen.

Die meisten Kollegen sagen nie, was sie wirklich über jemanden denken, und wenn die Karte kommt, schreiben sie „alles Gute“. Stellen Sie denselben Leuten eine Frage und filmen Sie sie allein auf dem Flur: Dieselben Leute reden eine Minute darüber, was diese Person ihnen beigebracht hat.

Vergessen Sie die nicht, die schon weg sind

Bitten Sie den Kollegen, der der Person am nächsten steht, fünf Namen von Leuten zu nennen, die das Unternehmen verlassen haben. Schicken Sie ihnen den Link und bitten Sie jeden, ihn noch einmal weiterzugeben.

Dieser eine Schritt bringt meist mehr Botschaften als die Mail an die ganze Abteilung. Es sind auch die ältesten Erinnerungen, von denen im heutigen Team niemand weiß.

Die Frage, die in die Mail gehört

Die Standardbotschaft lautet „herzlichen Glückwunsch, genieß es, du hast es dir verdient“. Vierzigmal ist das lang, und der Hauptperson sagt es nichts.

Stellen Sie stattdessen eine Frage. „Was hast du gelernt, als du mit ihr gearbeitet hast?“ „Welche Geschichte über ihn wird immer noch erzählt?“ „Wann hat sie dich aus etwas herausgeholt?“ Diese Fragen bringen konkrete Begebenheiten, und konkrete Begebenheiten sind es, bei denen jemand auf seiner eigenen Abschiedsfeier weint.

Setzen Sie die Frage auf das Schild und wiederholen Sie sie in der Mail. Die Leute antworten auf das, wonach man sie fragt.

Häufige Fragen

Können Kollegen im Homeoffice oder an anderen Standorten mitmachen?

Ja. Sie teilen den Link, und jeder nimmt mit Telefon oder Rechner auf, ob im Büro, zu Hause oder an einem anderen Standort. Alle Botschaften landen im selben Film.

Kann man über mehrere Tage sammeln?

Die Sammlung schließt standardmäßig am Tag nach der Veranstaltung. Wenn Ihr Team auf mehrere Standorte verteilt ist oder im Schichtbetrieb arbeitet und Sie mehr Zeit brauchen, schreiben Sie uns: Wir verlängern die Frist. Das fragen Unternehmen häufig an.

Wie erreicht man Kollegen, die das Unternehmen verlassen haben?

Schicken Sie ihnen den Link direkt. Lassen Sie sich von der Person, die dem Ruheständler am nächsten steht, ein paar Namen nennen, und bitten Sie jeden, einmal weiterzuleiten. Ehemalige schicken oft die eindrücklichsten Botschaften und sind die Gruppe, die am leichtesten vergessen wird.

Worum soll man die Kollegen bitten?

Um die Antwort auf eine konkrete Frage statt um eine offene Einladung. „Was hast du gelernt, als du mit ihr gearbeitet hast?“ ergibt etwas, das man ansehen mag; „sag ein paar Worte“ ergibt vierzig Varianten von „alles Gute für den Ruhestand“.

Muss die IT etwas freigeben?

Nein. Auf den Arbeitsrechnern wird nichts installiert: Der Kollege scannt den Code mit seinem Telefon, die Aufnahmeseite öffnet sich im Browser, das ist alles. Kein Konto, keine Software.

Lässt sich die Überraschung wahren?

Ja, und das ist der häufigste Fall. Man sammelt in den Wochen davor unauffällig und zeigt den Film dann auf der Abschiedsfeier oder übergibt ihn privat.

Was kostet es, und wer zahlt?

49 € einmalig für einen Abschied, ohne Gebühr pro Teilnehmer. Bezahlt wird es meist aus der Sammlung des Teams oder einem kleinen internen Budget, neben Karte und Geschenk. Zum Preis von zwei Flaschen Wein ist das selten der strittige Posten.

Wir haben mehrere Abschiede pro Jahr. Gibt es dafür einen Tarif?

Ja. Personalabteilungen und professionelle Organisatoren bekommen auf unserer Seite für Profis einen Mengentarif, statt einzeln pro Veranstaltung zu kaufen.