Le pot dure une heure. Trois personnes parlent.

Comment organiser un livre d'or vidéo pour un départ à la retraite ?

Une personne de l'équipe commande le QR code sur Video Message, l'affiche sur les tables du pot de départ et envoie le lien par e-mail à ceux qui ne seront pas là. Chaque collègue scanne avec son téléphone et enregistre un message filmé d'une minute dans son navigateur : une histoire, un remerciement, une anecdote. Il peut aussi envoyer des photos, plusieurs à la fois, et écrire un mot. Rien à installer, aucun compte à créer, rien à faire valider par le service informatique. Pendant le pot, les photos peuvent défiler en diaporama sur un écran. Le premier film, avec les messages vidéo, la musique et les titres, arrive dans les 24 heures qui suivent la clôture de votre événement ; vous composez ensuite un film personnalisé avec les photos et les mots, à remettre au futur retraité. Cela coûte 49 € pour un départ, quel que soit le nombre de participants. Si l'équipe travaille en horaires décalés, choisissez vous-même la date de clôture, par exemple quelques jours après le pot.

Organiser ça quand ce n'est pas votre départ

C'est la seule occasion où la personne fêtée n'est pas celle qui organise. Ça change le travail : vous relancez des collègues, vous composez avec une date que vous n'avez pas choisie, et parfois vous gardez le secret.

Comment ça se passe

La carte qui circule dans l'open space

Elle passe de bureau en bureau pendant dix jours et revient couverte de « bonne continuation », « profite bien » et « tu vas nous manquer ». Ce n'est pas de la mauvaise volonté. C'est qu'on écrit sur trois centimètres carrés, en public, en sachant que quinze personnes liront après vous.

La plupart des collègues ne disent jamais ce qu'ils pensent réellement de quelqu'un avant que la carte n'arrive, et là ils écrivent « bonne route ». Posez-leur une question et filmez-les seuls dans un couloir : les mêmes personnes parlent une minute de ce que cette personne leur a appris.

N'oubliez pas ceux qui sont déjà partis

Demandez au collègue le plus proche du futur retraité de citer cinq personnes qui ont quitté l'entreprise. Envoyez-leur le lien et demandez à chacun de le transmettre une fois de plus.

Cette seule étape rapporte en général plus de messages que le mail envoyé à tout le service. Ce sont aussi les plus anciens souvenirs, ceux dont personne dans l'équipe actuelle n'a connaissance.

La question à écrire dans le mail

Le message par défaut est « félicitations, profite bien, tu l'as mérité ». Quarante fois, c'est long, et ça n'apprend rien au principal intéressé.

Posez une question à la place. « Qu'est-ce que tu as appris en travaillant avec elle ? » « Quelle est l'histoire qu'on raconte encore sur lui ? » « Quand est-ce qu'elle t'a sorti d'un mauvais pas ? » Ces questions produisent des faits précis, et ce sont les faits précis qui font pleurer quelqu'un à son propre pot de départ.

Mettez la question sur l'affichette et répétez-la dans le mail. Les gens répondent à ce qu'on leur demande.

Photos, diaporama et deux films

Trente ans de carrière, ce sont aussi des photos : les séminaires, les pots d'anniversaire, l'équipe de 1998 au complet. Elles dorment sur des téléphones et dans des boîtes mail.

Questions fréquentes

Les collègues en télétravail ou sur un autre site peuvent-ils participer ?

Oui. Vous partagez le lien et chacun enregistre depuis son téléphone ou son ordinateur, qu'il soit au bureau, chez lui ou sur un autre site. Tous les messages arrivent dans le même film.

Peut-on collecter sur plusieurs jours ?

Oui. Le lien fonctionne dès que vous le partagez : les collègues participent avant, pendant et après le pot, à leur rythme. Vous choisissez la date de clôture, par exemple quelques jours après, et vous pouvez la déplacer dans votre espace si votre équipe est répartie sur plusieurs sites ou tourne en horaires décalés. Le premier film arrive dans les 24 heures qui suivent la clôture de votre événement.

Comment joindre les collègues qui ont quitté l'entreprise ?

Envoyez-leur le lien directement. Demandez au collègue le plus proche du retraité de citer quelques personnes parties, puis demandez à chacune de transmettre une fois. Les anciens collègues envoient souvent les messages les plus marquants et sont le groupe qu'on oublie le plus facilement.

Que faut-il demander aux collègues de dire ?

Une question précise plutôt qu'une invitation ouverte. « Qu'est-ce que tu as appris en travaillant avec elle ? » donne quelque chose qui vaut la peine d'être regardé ; « dis quelques mots » donne quarante variantes de « félicitations, bonne retraite ».

Faut-il faire valider quelque chose par le service informatique ?

Non. Il n'y a rien à installer sur les postes de travail : le collègue scanne le code avec son téléphone, la page d'enregistrement s'ouvre dans son navigateur, et c'est tout. Aucun compte, aucun logiciel.

Peut-on garder la surprise ?

Oui, et c'est le cas le plus fréquent. On collecte discrètement dans les semaines qui précèdent, puis on projette le film au pot de départ ou on le remet en privé.

Combien ça coûte et qui paie ?

49 € une seule fois pour un départ, sans frais par participant, diaporama et deux films compris. C'est en général financé par la cagnotte de l'équipe ou un petit budget interne, à côté de la carte et du cadeau. Au prix de deux bouteilles, c'est rarement la ligne qui fait débat.

Nous organisons plusieurs départs par an. Y a-t-il un tarif ?

Oui. 3 codes coûtent 99 €, et les services RH et les organisateurs professionnels ont accès à un tarif par volume sur notre page Professionnels, plutôt que d'acheter événement par événement. Chaque départ a son propre QR code, son album et ses films.

Les photos des collègues s'affichent-elles pendant le pot ?

Oui, sur un écran, une télé ou un vidéoprojecteur avec un navigateur et une connexion Internet. Vous choisissez l'affichage automatique ou après votre validation, et vous pouvez masquer une photo à tout moment. Le diaporama montre les photos, pas les vidéos.

Un collègue peut-il laisser un mot écrit plutôt qu'une vidéo ?

Oui. Certains préfèrent écrire : le mot est signé de leur prénom et rejoint le livre des messages en PDF. Vous pouvez aussi l'ajouter au film personnalisé.