O lanche de despedida dura uma hora. Falam três pessoas.

Como organizar um livro de honra em vídeo para uma aposentação?

Uma pessoa da equipa compra o QR code da Video Message, afixa-o nas mesas da festa de despedida e envia-o por e-mail a quem não vai estar presente. Cada colega lê o código com o telemóvel e grava até 3 mensagens de vídeo de um minuto no navegador: uma memória, um agradecimento, uma história. Também pode enviar fotografias (várias de uma vez) ou escrever umas linhas. Nada para instalar, nenhuma conta para criar, nada para validar com o departamento de informática. No lanche de despedida, as fotografias podem passar numa apresentação em direto num ecrã. Nas 24 horas seguintes ao fecho da recolha do evento, as mensagens de vídeo são montadas num primeiro filme, com música e títulos; depois, cria-se um filme personalizado com as fotografias e as mensagens escritas, entregue a quem se reforma. Custa 49 € por despedida, uma única vez, independentemente do número de participantes, e quando a equipa trabalha por turnos, quem organiza escolhe a data de fecho da recolha, por exemplo alguns dias depois da despedida.

Organizar isto quando a despedida não é a sua

É a única ocasião em que a pessoa homenageada não é quem organiza. Isso muda o trabalho: anda a insistir com colegas, trabalha com uma data que não escolheu, e às vezes ainda tem de guardar segredo.

Como é que se faz

Mais do que um vídeo: fotografias, palavras e dois filmes

Trinta anos de carreira não cabem só em vídeos de um minuto. O mesmo QR code recolhe o resto.

O cartão que anda a circular pelo escritório

Passa de secretária em secretária durante dez dias e volta coberto de «boa sorte», «aproveita» e «vais fazer falta». Não é má vontade. É que se escreve em três centímetros quadrados, em público, sabendo que quinze pessoas vão ler a seguir.

A maior parte dos colegas nunca diz o que realmente pensa de alguém até o cartão chegar, e aí escrevem «boa sorte». Faça-lhes uma pergunta e filme-os sozinhos num corredor: as mesmas pessoas falam um minuto sobre o que aquela pessoa lhes ensinou.

Não se esqueça de quem já saiu

Peça ao colega mais próximo de quem se reforma que aponte cinco pessoas que já deixaram a empresa. Envie-lhes o link e peça a cada uma que o reencaminhe mais uma vez.

Só este passo costuma render mais mensagens do que o e-mail enviado a todo o departamento. São também as memórias mais antigas, aquelas de que ninguém na equipa atual tem conhecimento.

A pergunta a escrever no e-mail

A mensagem por omissão é «parabéns, aproveita, mereceste». Quarenta vezes é longo, e não ensina nada a quem se reforma.

Faça antes uma pergunta. «O que aprendeste a trabalhar com ela?» «Qual é a história que ainda se conta sobre ele?» «Quando é que ela te safou de uma situação difícil?» Estas perguntas produzem factos concretos, e são os factos concretos que fazem alguém chorar na sua própria despedida.

Ponha a pergunta no cartaz e repita-a no e-mail. As pessoas respondem ao que se lhes pede.

Perguntas frequentes

Os colegas em teletrabalho ou noutro local podem participar?

Podem. Partilha o link e cada um grava do telemóvel ou do computador, esteja no escritório, em casa ou noutro local, ou envia fotografias e umas palavras. Todas as mensagens de vídeo vão parar ao mesmo filme.

Pode recolher-se ao longo de vários dias?

Pode. Os colegas participam pelo link antes, durante e depois da despedida, ao longo dos dias que a antecedem e dos que se seguem. Se a sua equipa estiver distribuída por vários locais ou trabalhar por turnos, escolha a data de fecho da recolha alguns dias depois e envie um lembrete a quem ainda não participou.

Como chegar aos colegas que já saíram da empresa?

Envie-lhes o link diretamente. Peça ao colega mais próximo que aponte algumas pessoas que saíram e peça depois a cada uma que reencaminhe uma vez. Os antigos colegas mandam muitas vezes as mensagens mais marcantes e são o grupo que mais facilmente se esquece.

O que se deve pedir aos colegas que digam?

Uma pergunta concreta em vez de um convite aberto. «O que aprendeste a trabalhar com ela?» dá uma coisa que vale a pena ver; «diz umas palavras» dá quarenta variantes de «parabéns e boa reforma».

É preciso validar alguma coisa com o departamento de informática?

Não. Não há nada para instalar nos postos de trabalho: o colega lê o código com o telemóvel, a página de gravação abre no navegador dele, e é tudo. Nenhuma conta, nenhum programa.

Pode manter-se a surpresa?

Pode, e é o caso mais frequente. Recolhe-se com discrição nas semanas anteriores e depois projeta-se o filme na despedida ou entrega-se em privado.

Quanto custa e quem paga?

49 € uma única vez por despedida, sem custo por participante. Costuma sair do dinheiro que a equipa junta para o presente ou de um pequeno orçamento interno, ao lado do cartão e da prenda. Pelo preço de duas garrafas de vinho, raramente é a rubrica que gera discussão.

Organizamos várias despedidas por ano. Há um preço para isso?

Há. Três códigos custam 99 €, e os departamentos de recursos humanos e os organizadores profissionais têm acesso a um preço por volume na nossa página Profissionais, em vez de comprarem evento a evento. Cada despedida tem o seu código, o seu álbum e os seus filmes.

Os colegas podem enviar fotografias ou escrever em vez de gravar?

Podem. Pelo mesmo código, cada colega envia até 3 mensagens de vídeo de um minuto, as fotografias que quiser, várias de uma vez, e uma mensagem escrita. As fotografias podem passar na apresentação em direto durante a despedida, e as mensagens escritas ficam no livro de mensagens em PDF.

O que recebe quem organiza, e durante quanto tempo?

Um primeiro filme com as mensagens de vídeo, nas 24 horas seguintes ao fecho da recolha do evento, um filme personalizado para criar com as fotografias e as mensagens escritas, as fotografias e os vídeos em ZIP e o livro de mensagens em PDF. Fica tudo disponível 3 meses depois do primeiro filme: a data limite aparece na sua área e recebe um e-mail a lembrar. Depois, tudo é apagado, pela segurança dos participantes.