Il brindisi dura un'ora. Parlano in tre.

Come si organizza un guestbook video per un pensionamento?

Una persona del gruppo ordina il QR code su Video Message, lo espone sui tavoli del brindisi di saluto e manda il link via e-mail a chi non ci sarà. Ogni collega inquadra con il telefono e registra nel browser fino a 3 videomessaggi di un minuto: un ricordo, un ringraziamento, un aneddoto. Può anche inviare foto, comprese quelle vecchie ritrovate nella galleria, o scrivere una dedica. Niente da installare, nessun account da creare, niente da far approvare all'ufficio informatico. Al brindisi le foto possono scorrere in uno slideshow sullo schermo della sala. Entro 24 ore dalla chiusura della raccolta arriva un primo film montato con i videomessaggi, poi si crea un film personalizzato con foto e dediche, da consegnare a chi va in pensione. Costa 49 € per un pensionamento, qualunque sia il numero di partecipanti, e se la squadra lavora su turni, chi organizza fissa la chiusura della raccolta qualche giorno più tardi, il tempo che tutti partecipino.

Organizzarlo quando non è il tuo pensionamento

È l'unica occasione in cui la persona festeggiata non è quella che organizza. Cambia il lavoro: devi sollecitare i colleghi, fare i conti con una data che non hai scelto, e a volte mantenere il segreto.

Come si svolge

Il biglietto che gira per gli uffici

Passa di scrivania in scrivania per dieci giorni e torna coperto di «buona continuazione», «goditela» e «ci mancherai». Non è cattiva volontà. È che si scrive su tre centimetri quadrati, in pubblico, sapendo che quindici persone leggeranno dopo di te.

Quasi nessun collega dice mai cosa pensa davvero di qualcuno prima che arrivi il biglietto, e a quel punto scrive «in bocca al lupo». Fate loro una domanda e filmateli da soli in corridoio: le stesse persone parlano un minuto di quello che quella persona gli ha insegnato.

E per chi proprio non vuole farsi riprendere, c'è la dedica scritta: qualche riga firmata, scritta con calma dal proprio telefono. Tutte insieme formano il libro dei messaggi in PDF, che sostituisce il biglietto e si può far stampare.

Trent'anni di foto, sullo schermo del brindisi

In ogni ufficio qualcuno conserva la foto della cena di Natale del 1998, della prima convention, della scrivania prima del trasloco. Chiedete ai colleghi di mandarle con lo stesso QR code, anche nei giorni prima del brindisi.

Il giorno del saluto, aprite il link dello slideshow su un proiettore o una TV con un browser e la connessione a Internet: le foto scorrono mentre si brinda. In un contesto aziendale conviene la modalità con approvazione, così ogni foto passa da voi prima di comparire.

Poi quelle foto entrano nel film personalizzato, accanto ai videomessaggi e alle dediche, nell'ordine che scegliete. È il film che chi va in pensione mostrerà a casa.

Non dimenticate chi se n'è già andato

Chiedete al collega più vicino al futuro pensionato di fare cinque nomi di persone che hanno lasciato l'azienda. Mandate loro il link e chiedete a ciascuno di girarlo ancora una volta.

Questo passaggio da solo porta di solito più messaggi della mail mandata a tutto il reparto. Sono anche i ricordi più vecchi, quelli che nessuno nella squadra attuale conosce.

La domanda da scrivere nella mail

Il messaggio predefinito è «congratulazioni, goditela, te lo sei meritato». Quaranta volte è lungo, e non dice niente al diretto interessato.

Fate una domanda, invece. «Che cosa hai imparato lavorando con lei?» «Qual è la storia che si racconta ancora su di lui?» «Quando ti ha tirato fuori da un guaio?» Queste domande producono fatti precisi, e sono i fatti precisi a far piangere qualcuno al proprio brindisi di saluto.

Mettete la domanda sul cartello e ripetetela nella mail. Le persone rispondono a quello che gli si chiede.

Domande frequenti

Possono partecipare i colleghi in smart working o in un'altra sede?

Sì. Condividete il link e ciascuno registra dal telefono o dal computer, che sia in ufficio, a casa o in un'altra sede. Tutti i videomessaggi finiscono nello stesso film.

Si può raccogliere su più giorni?

Sì: con il link i colleghi partecipano prima, durante e dopo il brindisi, quindi anche nei giorni che lo precedono e in quelli che lo seguono. Siete voi a scegliere la data di chiusura della raccolta, e potete spostarla dalla vostra area se la squadra è distribuita su più sedi o lavora su turni. Il primo film arriva entro 24 ore dalla chiusura della raccolta.

Come raggiungere i colleghi che hanno lasciato l'azienda?

Mandate loro il link direttamente. Chiedete al collega più vicino al pensionato di fare qualche nome di persone uscite, poi chiedete a ciascuna di girarlo una volta. Gli ex colleghi mandano spesso i messaggi più forti e sono il gruppo che si dimentica più facilmente.

Che cosa chiedere ai colleghi di dire?

Una domanda precisa invece di un invito aperto. «Che cosa hai imparato lavorando con lei?» dà qualcosa che vale la pena guardare; «di' due parole» dà quaranta varianti di «congratulazioni e buona pensione».

Bisogna far approvare qualcosa all'ufficio informatico?

No. Non c'è niente da installare sulle postazioni: il collega inquadra il codice con il telefono, la pagina di registrazione si apre nel browser, e basta. Nessun account, nessun software.

Si può mantenere la sorpresa?

Sì, ed è il caso più frequente. Si raccoglie di nascosto nelle settimane precedenti, poi si proietta il film al brindisi di saluto o lo si consegna in privato.

I colleghi possono mandare vecchie foto?

Sì, tutte quelle che vogliono, anche più di una alla volta. Possono scorrere nello slideshow durante il brindisi, con la vostra approvazione se preferite, e le inserite nel film personalizzato. Le scaricate tutte in ZIP.

Quanto costa e chi paga?

49 € una tantum per un pensionamento, senza costi per partecipante, slideshow e due film inclusi. Di solito lo copre la colletta della squadra o un piccolo budget interno, accanto al biglietto e al regalo. Al prezzo di due bottiglie, è raramente la voce su cui si discute.

Organizziamo più pensionamenti all'anno. Esiste una tariffa?

Sì. Già 3 codici costano 99 €, e gli uffici del personale e gli organizzatori professionali hanno accesso a una tariffa a volume nella nostra pagina Professionisti, invece di acquistare evento per evento. Tutti gli eventi stanno nello stesso account.