Fotos der Abschlussfeier sammeln: das Fotoalbum aus den Gästehandys

Während die Zeugnisse verteilt werden, steht die Fotografin vorn an der Bühne. Am Buffet, im Garten und auf der Tanzfläche entstehen im selben Moment Bilder, die sie nie zu sehen bekommt. Diese Bilder liegen auf den Handys Ihrer Gäste.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie diese Fotos der Abschlussfeier einsammeln, ohne jeden Gast einzeln um Bilder bitten zu müssen. Und wie daraus ein Fotoalbum wird, das nur Sie erhalten.

Warum ein Fotograf nicht genügt

Eine Abschlussfeier hat viele Schauplätze: die Zeremonie, das Gruppenbild vor dem Gebäude, das Essen mit der Familie, später der Abend mit Freunden. Eine einzelne Person mit Kamera erlebt nur einen Teil davon.

Gäste sehen anderes. Die Großmutter, die beim Applaus eine Träne wegwischt. Die Mitschüler, die heimlich einen Streich vorbereiten. Der Onkel, der die Rede mitfilmt. Solche Bilder sind selten perfekt, aber sie zeigen, wie der Tag wirklich war.

Das Problem ist meist nicht das Fotografieren, sondern das Einsammeln. Bilder bleiben in Chatverläufen hängen oder liegen auf Handys, die Sie nie wieder in der Hand halten. Nach ein paar Wochen fragt niemand mehr danach, und die schönsten Momente sind verstreut.

So funktioniert das Fotoalbum aus den Handys

Mit Video Message öffnen Ihre Gäste einen Link oder scannen einen QR-Code im Browser ihres Handys. Es gibt keine App zu installieren und kein Konto anzulegen. Die Gäste geben ihren Vornamen an und schicken dann ihre Fotos.

Das Fotoalbum geht an Sie als Gastgeber. Jedes Foto, das ein Gast schickt, landet dort, mit seinem Vornamen. Sie behalten jedes Bild und können alles später herunterladen.

Dabei gilt ein wichtiger Punkt: Das Album ist kein Ort, an dem alle Gäste gegenseitig stöbern. Die Gäste senden, Sie empfangen. Andere Gäste sehen die Fotos nur, wenn Sie eine Gästegalerie öffnen, oder auf der Live-Diashow an einem Bildschirm.

Nicht nur Fotos: vier Ergebnisse aus einem Link

Über denselben Link können Gäste mehr schicken als Bilder. Video Message ist ein Gästebuch für Videos, Fotos und geschriebene Nachrichten. Sie erhalten:

• die Videobotschaften, jede einzeln, jeweils höchstens 1 Minute lang, bis zu 3 Videos pro Handy, mit der Handykamera gefilmt oder aus der Galerie gewählt
• das Fotoalbum mit jedem Gästefoto
• die geschriebenen Nachrichten, auch als PDF-Buch, rein digital
• die Filme: zuerst ein automatischer Film aus den Videobotschaften, dann ein persönlicher Film, der Videos, Fotos und Texte mischen kann

Für eine Abschlussfeier passt das gut. Die Fotos zeigen den Tag, die Videos tragen die guten Wünsche, und die Texte bleiben als Erinnerung an Lehrer, Freunde und Familie.

Link und QR-Code: wo Sie was einsetzen

Der Link ist der wichtigste Weg. Verschicken Sie ihn per Nachricht, WhatsApp oder E-Mail, am besten schon vor dem Fest, damit ihn jeder zur Hand hat. Auch Gäste, die nicht kommen können, schicken so ihre Glückwünsche.

Der QR-Code ist für den Ort der Feier gedacht. Platzieren Sie ihn an mehreren Stellen: am Eingang, auf den Tischen, an der Bar, neben dem Hintergrund für das Gruppenfoto. Wer gerade ein Foto gemacht hat, muss dann nicht lange suchen. Praktische Hinweise finden Sie im Ratgeber zu QR-Code-Aufstellern.

Wann Gäste ihre Fotos schicken

Gäste senden während der Feier und noch einige Tage danach. Das ist hilfreich, denn viele schauen ihre Bilder erst zu Hause in Ruhe durch und schicken die besten nachträglich.

Sie bestimmen, wann die Sammlung schließt, und Sie können den Gästen eine Erinnerung schicken. Ein ehrlicher Hinweis: Je später Sie die Sammlung schließen, desto später kommt der erste Film. Er ist innerhalb von 24 Stunden nach dem Ende der Sammlung fertig.

So bereiten Sie das Sammeln in drei Schritten vor:

1. Legen Sie das Event an und testen Sie den Link selbst mit Ihrem Handy.
2. Verschicken Sie den Link vorab und stellen Sie die QR-Codes am Veranstaltungsort auf.
3. Erinnern Sie Ihre Gäste nach dem Fest, bevor Sie die Sammlung schließen.

Diashow und Gästegalerie: Sie entscheiden

Wenn Sie möchten, laufen die Fotos schon während der Feier auf einem Bildschirm. Die Live-Diashow zeigt nur Fotos, ohne Musik und ohne Videos. Sie können die Bilder moderieren, also selbst entscheiden, was erscheint. So sehen Gäste, dass ihre Bilder ankommen, und schicken gern weitere.

Die Gästegalerie ist standardmäßig geschlossen. Möchten Sie, dass Gäste die Beiträge der anderen ansehen, öffnen Sie sie selbst. Dann legen Sie fest:

• was sie zeigt: Fotos, Videos, geschriebene Nachrichten
• ob Gäste kommentieren dürfen
• ob Gäste herunterladen dürfen

Ist die Galerie offen, können Gäste Herzen vergeben. Bleibt sie zu, behalten Sie die Bilder für sich. Das ist sinnvoll, wenn Fotos von Familienmomenten oder von Minderjährigen nicht jedem zugänglich sein sollen. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber zum Datenschutz bei Gästefotos.

Was nach der Feier passiert

Innerhalb von 24 Stunden nach dem Ende der Sammlung erhalten Sie den ersten Film. Danach gestalten Sie den persönlichen Film: Sie wählen Inhalte, Reihenfolge, Stimmung, Musik, Farblook, Übergänge sowie Anfangs- und Schlusstext. Fotos, Videos und Texte lassen sich dabei mischen.

Alles bleibt 3 Monate nach der Lieferung des ersten Films verfügbar. Das schützt Ihre Privatsphäre und die Ihrer Gäste. Laden Sie Filme, Fotos und Nachrichten in dieser Zeit herunter, dann behalten Sie sie für immer.

Feiern Sie mehrere Anlässe, etwa den Schulabschluss und später ein Familienfest, verwaltet ein Konto mehrere Events, jedes mit eigenem Code.

Ein Event kostet 49 €, das Paket mit 3 Events 99 €. Für professionelle Anbieter gibt es Staffelpreise auf der Shopseite. Wenn Sie die Fotos Ihrer Abschlussfeier nicht dem Zufall überlassen möchten, finden Sie alles im Shop.